Te cuento cómo logré compensar más de 13.000.000 en mi empresa. Todo comenzó cuando contraté a Paulina, una chica que empezó bien su trabajo, pero después de 15 días, su rendimiento bajó y dejaba todo a medias. Hablé con ella y me pidió una oportunidad porque tenía un problema familiar que iba a resolver. Decidí darle la oportunidad.
Durante 8 meses no pude despedirla por su situación complicada, pero para mí fue un dolor de cabeza porque tenía que hacer todas sus funciones. Todo lo dejaba a medias y me tocaba adivinar en qué paso estaba, ya que se incapacitaba constantemente. Fue una locura y, oh sorpresa, no se imaginan lo que me pasó.
Me llegó un requerimiento del Sena diciendo que debía pagar $13.000.000 porque no había reportado la planta del personal. Yo pensaba que con solo un correo estaba listo, pero no conocía el detalle del proceso. Así que me llegó esa multa y pensé: “¿Ay no, qué voy a hacer?”
Para que no te pase lo mismo, he diseñado un instructivo especialmente para tu negocio. Sigue leyendo para que no te pierdas ninguna información ni contenido de valor que te ayude a gestionar tu negocio de manera integral.
Cómo realizar el reporte planta de personal al SENA
Según el Decreto 1334 de 2018 del Ministerio de Trabajo establece que las empresas deben informar al SENA cualquier variación en la planta de personal, ya que esto afecta su cuota de aprendizaje.
Estos reportes se deben realizar en enero-julio o marzo- septiembre, los primeros 10 días hábiles.
También debes tener en cuenta que según el número de tus trabajadores es que ellos te asignan la cuota de aprendiz
Se realiza los reportes de planta de personal si:
- Si se debe presentar, aunque tengan menos de 15 empleados
- La empresa tiene 15 o más empleados.
- Hay una cuota de aprendizaje asignada y se ha registrado una disminución o aumento en el número de trabajadores, lo que podría requerir la modificación de la cuota.
Los documentos necesarios para realizar una actualización de planta de personal son:
- Listado de oficios y ocupaciones según el Sena donde pongas cuantos empleados tienes por cada profesión.
Los vigilantes son exentos y se deben poner en otro reporte diferente a los de los demás oficios.
En el nombre del cargo se debe de poner el nombre de la denominación, el cargo en específico.
2. Las planillas de seguridad social detalladas: Estas debe incluir los últimos 6 meses, se recomienda que el detalle evidencie el movimiento de los empleados, es decir, ingresos y retiros.
Ejemplo: Si presentas en enero debes enviar las panillas de julio a diciembre.
3. Carta de regulación: esta debe ir con la firma del representante legal y debe incluir un correo donde envíen la respuesta de la regulación
4. Cámara de comercio no mayor a 2 meses
5. RUT de la empresa
Nota: En la página de SGVA SENA encontrarás también un instructivo que puedes descargar y el listado de oficios y ocupaciones. Sistema de Gestión Virtual de Aprendices
El reporte de la matriz se puede hacer de 3 eligiendo uno de los siguientes canales:
- Radicación presencial
- Radicación virtual
- SGVA SENA
1. Radicación presencial
Para realizar la actualización o reporte de matriz de manera presencial, debes acercarte a la siguiente dirección en Medellín: Calle 51 # 57-70, Torre Sur, Piso 1, Unidad de Correspondencia, Medellín, Antioquia. El horario de atención es de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:30 p.m. a 4:30 p.m.
Lleva los documentos necesarios en formato físico y allí te ayudarán con el proceso de radicación de tu actualización.
2. Radicación virtual
Esta se realiza en la página de la Oficina de radicación virtual SENA Bienvenido Oficina Virtual SENA
Para empezar, haces clic en nueva radicación
a. Debes llenar los primeros datos de la siguiente manera
b. A continuación, ingresas los datos básicos de la empresa. En la casilla “Grupo de interés” pones “Empresa”
En la parte inferior marcas la casilla “Si Acepto” y das clic en Siguiente
c. En el siguiente paso es importante llenar los datos de la radicación, incluyendo:
- NIT
- Razón social
- Dirección
- Representante legal
- Número de contacto
- Correo electrónico
- Persona directa que monta el radicado
- Contacto
- Solicitud del cambio o novedad que tengas
d. Haz clic en el botón “Agregar archivo” y sube los documentos solicitados. Te recomendamos unir todos los PDF en un solo archivo para facilitar la carga. El archivo de Excel puede subirse por separado para que no sea tan pesado.
e. Finalmente, debes hacer clic en “Radicar”. Esto generará un número de radicado y se te enviará un correo con la confirmación. Para este tipo de radicación, el tiempo de respuesta es de aproximadamente 2 meses.
3. SGVA SENA
Es el canal virtual que el SENA dispone para el reporte de la planta de personal.
Debes ingresar con tu usuario y contraseña.
Asegúrate de tener la carta, las planillas detalladas, la cámara de comercio y el RUT listos en un solo archivo PDF para adjuntar los documentos al correo electrónico que se generará cuando obtengas el radicado.
Personal para orientación
*(Por el momento solo disponible Jackeline)
En resumen, seguir estos pasos te ayudará a gestionar de manera efectiva la radicación y el reporte de la planta de personal al SENA. No olvides seguirnos para obtener más información valiosa sobre la gestión integral de tu negocio.