Según la resolución 00008 de 2024 se modificó el artículo 23 de la resolución 165 de 2023, donde nos dan nuevas fechas para la implementación del POS electrónico. Los grandes contribuyentes que sean facturadores electrónicos y expidan tiquetes de máquina registradora con sistema POS (point of sales) como soporte de las operaciones de venta, deberán implementar el nuevo POS electrónico. Este les permitirá a los compradores soportar impuestos descontables como el IVA e impuesto sobre la renta y complementarios; esto solo si dicho documento identifica al comprador con Nombre o razón social y su número de identificación o NIT.
De acuerdo con la DIAN “el objetivo de la administración tributaria al implementar soportes electrónicos es contar con insumos de calidad para brindar mejores servicios a los contribuyentes, como también, fortalecer los procesos de control fiscal para hacerlos más efectivos”.
Pero, ¿qué es el POS electrónico?
El POS electrónico es un documento equivalente a la factura emitido a través de hardware y software para validación de la DIAN, y otorga beneficios tributarios al comprador si es identificado en el documento.
La DIAN lo define en el artículo 1 de la resolución 165 de la siguiente manera: “El Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS, es aquel elaborado con hardware y software que interactúan, permitiendo Ia programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como Ia generación, transmisión para validación de Ia DIAN, impresión de Ia representación gráfica del tiquete, las notas de ajuste cuando corresponda, Ia programación de departamentos, códigos, grupos, familias o subfamilias”.
¿Esto quiere decir que ya no se podrán expedir facturas de papel?
Lo que ha buscado la Unidad Nacional de Impuesto y Aduanas Nacionales mediante la aplicación de todo el ecosistema de documentos electrónicos, es disminuir progresivamente el uso de documentos en papel y promover el uso de la factura electrónica, esto como una forma de mantener un mejor control de la información y evitar la evasión de impuestos. Por lo tanto, efectivamente, quienes expidan tiquetes de máquina registradora con sistema POS y otros equivalentes a la factura de venta tendrán que implementarlos electrónicamente. Esto se hará de forma paulatina durante el año 2024 .
¿Quiénes están obligados a emitir POS electrónico?
- Los responsables del IVA.
- Los responsables del impuesto nacional al consumo (ipoconsumo).
- Todas las personas o entidades en calidad de comerciantes, profesionales liberales que presten servicios de forma independiente, prestadores de servicios inherentes a las profesiones liberales como auxiliares de contabilidad o secretarias, o personas que venden productos agrícolas o ganaderos.
- Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios a consumidores finales.
- Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA.
- Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.
Fechas de implementación
¿Qué beneficios tendrá el POS electrónico?
- Devoluciones automáticas
- Declaraciones sugeridas
- Uso de la plataforma RADIAN
- permitirá al adquirente soportar los impuestos descontables de IVA, costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios
Otros datos
- El POS electrónico no tendrá limitación de valor, es decir, no aplicará el límite de 5 UVT para su expedición.
- Para que el nuevo documento POS electrónico pueda usarse como soporte de deducciones e impuestos descontables, será indispensable que incluya la identificación completa del adquirente (nombre o razón social y NIT o número de identificación).
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¿Cuándo se debe utilizar un POS?
Los POS son las terminales que se instalan en los computadores de los almacenes, locales o puntos de venta. Y son interfaces que ayuda a agilizar la venta, se utilizan para ventas al detal o al menudeo, donde el cliente tiene pocos minutos para que le entreguen la factura. Por ende, son necesarios desde el momento en que decides abrir un punto de venta físico.
Ideales para locales comerciales, almacenes, boutiques, puntos de ventas abiertos al público.
5 funcionalidades imperdibles en un sistema POS
- Tu sistema POS debe cumplir con las reglamentaciones legales de tu país, en este caso tirilla POS electrónico que debe tener 2 componentes importantes: El código QR (Este código contiene Número de factura, valor de la factura, vínculo a la DIAN) y El CUFE (código único de la factura electrónico, tiene una llave que encripta los datos y los hace únicos).
- Que los productos que se venderán mediante el POS se identifiquen fácilmente, ya sea con un lector código de barras o que al escribir una letra o código del producto me busque y lo puede facturar fácilmente.
- Que el POS sea especializado para un nicho de mercado, si están vendiendo productos te muestre una interfaz de productos, gráficas, inventarios, movimientos de dinero, si es para bares y restaurantes, mapa de mesas, productos por categorías y propinas.
- Que tu sistema funcione modo desconectado, es decir, que si en algún momento tu negocio se quede sin internet, pueda seguir operando y cuando le llegue la conexión le envíe toda la cola de transacciones de una forma automática.
- Que tu sistema POS no solo sirva para facturar, sino que también se integren con otras áreas de tu empresa, como el descargue de inventarios en tiempo real, también a nivel interno haga el movimiento contable respectivo para las partidas dobles de contabilidad que mueva las cuentas de: Efectivo, ventas, del Impuesto o IVA, que mueva el costo, que lo registre en el CMV (En el costo de mercancía vendida) y toda esta información con solo un movimiento. ¿Te imaginas que tan eficiente serías si con tu sistema POS pudieras hacer toda la magia a nivel administrativo y contable? Que te mueva todas las cuentas registradas en las partidas contables y puedas sacar un balance general y un estado de resultados más otros informes más, sería maravilloso, ¿cierto?