La manera más inteligente de hacer crecer tu negocio 

Tabla de contenido 

1. • ¿Qué es un ERP en términos fáciles?
   • Tipos de ERP o clasificaciones
   • ¿Qué módulos o funcionalidades debe tener un ERP?
   • ¿Qué beneficios obtienes usando un ERP?
   • ¿Qué aspectos debo tener en cuenta al elegir un ERP? 
   • Implementa un ERP en tan sólo 5 pasos
   • ¿Cómo encontrar el ERP ideal para tu tipo de empresa?

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Cuando tu negocio comienza a crecer exponencialmente y obtienes ingresos recurrentes gracias a las ventas fijas y las recompras de tus clientes al por mayor y al detal, llega el momento de abrir tu tercer local comercial y en este momento te das cuenta de que una simple aplicación de inventarios y facturación ya no es suficiente para controlar tu negocio. Necesitas una herramienta más poderosa y completa, y es entonces cuando decides buscar un sistema de información integral, también conocido como ERP.

Te contaremos todo lo que necesitas saber sobre los ERP, los diferentes tipos o calcificaciones que existen, cuál es más adecuado para tu empresa, entre muchos otros aspectos que te ayudará a tomar la mejor decisión para hacer crecer tu negocio, y es allí cuando combinamos la tecnología, procesos y personas, la tríada de la transformación digital para iniciar todo este proceso; así que continúa leyendo esta Guía práctica que te ayudarán a dar pasos estratégicos hacia el éxito empresarial.

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning, o Planificación de Recursos Empresariales) es como contar con un asistente personal que organiza todos los aspectos de tu negocio, tal como lo haces con tu hogar. Imagina que tu empresa es como tu casa, y el ERP es la herramienta que te ayuda a mantener todo en perfecto orden.

Por ejemplo, así como organizas tu nevera, un ERP te ayuda a gestionar tu inventario. Te muestra qué productos tienes en stock, cuáles están cerca de su fecha de vencimiento y qué necesitas priorizar para vender pronto, tal como sabes qué alimentos compraste, cuáles están por caducar y qué deberías cocinar antes de que se dañen.

De la misma forma en que planificas tus comidas para aprovechar los alimentos antes de que se echen a perder, un ERP analiza tus ventas y te ayuda a planificar tus compras. Esto evita que tus productos queden olvidados en el inventario y asegura que siempre tengas lo necesario para satisfacer a tus clientes.

Finalmente, así como limpias tu casa regularmente (barres, trapeas, quitas el polvo y cambias las sábanas), un ERP mantiene tus registros financieros organizados. Te ayuda a registrar de forma precisa el dinero que entra y sale, las deudas, y las facturas, garantizando que todo esté limpio, claro y en orden.

Tipos de ERP o clasificaciones

CE – La manera más inteligente de hacer crecer tu negocio

Existen diversas opciones de ERP (Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales) que se clasifican según su utilidad y la forma en que se implementan. A continuación, te presentamos las tres clasificaciones más comunes de estos sistemas. ¡Sigue leyendo para descubrir cuál se adapta mejor a tu negocio!

1. Por tipo de instalación

Los sistemas de gestión empresarial pueden implementarse de dos formas principales: localmente (on-premise) o en la nube, utilizando servidores propios del proveedor de software o plataformas como Amazon Web Services (AWS) o Microsoft Azure. A continuación, te explicamos cada opción:

• On-Premise: Un ERP instalado localmente significa que la empresa adquiere y gestiona el software directamente en sus propios servidores. Esto implica contar con un equipo especializado en IT, adquirir licencias de software y disponer de infraestructura tecnológica adecuada, como servidores, redes y medidas de ciberseguridad. La principal ventaja de esta modalidad es el control total sobre los datos y la infraestructura, lo que la hace ideal para grandes corporaciones. Sin embargo, tiene desventajas importantes, como los altos costos asociados al mantenimiento y la responsabilidad completa de la seguridad y el soporte técnico.
• En la Nube: un ERP en la nube se aloja en servidores externos gestionados por el proveedor del software. Esto permite a los usuarios acceder al sistema de manera remota desde cualquier lugar con una conexión a internet. Una de las grandes ventajas de esta opción es que no requiere una inversión inicial en infraestructura ni un equipo técnico especializado, ya que el proveedor se encarga del mantenimiento, las actualizaciones y la seguridad. Además, es una solución flexible y escalable que se adapta a las necesidades del negocio. Sin embargo, puede haber algunas desventajas, como la dependencia de una conexión a internet estable y el hecho de que los datos se gestionan externamente, lo que puede generar preocupaciones en sectores que manejan información sensible.

2. Por área de especialidad

Según el área de especialidad o enfoque, un ERP puede clasificarse en dos tipos principales: horizontal (transversal a cualquier tipo de negocio) o vertical (enfocado en un nicho específico).

• ERP Horizontal: Este tipo de ERP integra varias funcionalidades en una única plataforma, como finanzas, recursos humanos, inventarios, ventas, compras y producción. Se le denomina horizontal porque es transversal y puede ser utilizado por prácticamente cualquier industria u organización, independientemente de su sector. Su enfoque generalizado lo convierte en una solución versátil para empresas de diferentes tamaños y mercados.
• ERP Vertical: Un ERP vertical está diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de una industria o sector en particular. Incluye funcionalidades y módulos adaptados a los procesos y requisitos únicos de ese nicho, como el sector salud, manufactura, retail o logística. Su especialización permite una implementación más rápida y eficiente, ya que está optimizado para los desafíos específicos del sector. Además, recoge las mejores prácticas de la industria, facilitando la integración de procesos únicos y mejorando tanto la productividad como la gestión empresarial.

3. Por la forma de adaptarse

Esta clasificación se refiere a cómo una empresa implementa y adapta el sistema de información. Esto puede hacerse de dos maneras: mediante un desarrollo totalmente personalizado (a medida) o utilizando un sistema estándar (configurable). A continuación, te explicamos la diferencia:

• Personalizado: Un ERP personalizado implica desarrollar un software a medida desde cero o realizar adaptaciones significativas a un sistema ya existente. Para este proceso, se requiere un equipo especializado de ingeniería que incluya un gerente de proyectos, programadores de software, testers (QA), arquitectos de software, entre otros. Este enfoque ofrece la ventaja de que el sistema se adapta completamente a las necesidades específicas de la empresa. Sin embargo, también es un proceso costoso que requiere una inversión considerable de tiempo y dinero.
• Estándar: Un ERP estándar es un sistema ya desarrollado que cumple con los procesos más comunes requeridos por una empresa, una industria o un área en particular. Este tipo de ERP es ideal para empresas pequeñas o medianas, donde la inversión en tecnología debe ser flexible y adaptativa al tamaño de la organización, al número de empleados y a las funcionalidades esenciales que se necesitan. La principal ventaja de un ERP estándar es su facilidad de implementación y menor costo en comparación con un desarrollo personalizado.

¿Qué módulo o funcionalidades debe tener un ERP?

Si bien esto dependerá de las necesidades específicas de cada empresa, algunos módulos se adaptan perfectamente a las de cualquier negocio, ya que puede ayudar enormemente a mejorar su desempeño.
Acá te contamos que módulos son imperdibles para una empresa multimarcas, es decir, un ERP con la vertical de moda.

• Gestión Financiera y Contabilidad: Este módulo permite gestionar todas las transacciones financieras, incluyendo cuentas por pagar y cobrar, libro mayor, presupuestos y reportes financieros. Te ayuda a tener una visión clara de la salud financiera de la empresa y facilita el cumplimiento de las normativas fiscales.

• Gestión de Inventarios: Ayuda a controlar y gestionar los niveles de inventario, incluyendo entradas, salidas, y auditorías. Optimiza el uso del inventario, evita faltantes y excesos, y mejora la satisfac- ción del cliente al asegurar la disponibilidad de productos.
• Gestión de Compras: Maneja todo el proceso de aprovisionamiento, desde la solicitud de cotizaciones hasta la recepción de mercancías y actualización de inventarios. Mejora la eficiencia en la adquisición de materiales y productos, y asegura relaciones sólidas con los proveedores.
• Gestión de Ventas: Incluye la gestión de pedidos, facturación, seguimiento de ventas y análisis de rendimiento. Te facilita el proceso de ventas, mejora la relación con los clientes y proporciona datos valiosos para la toma de decisiones.
• Gestión de Recursos Humanos (RRHH): Administra la información de los empleados, incluyendo nóminas, asistencia, evaluaciones de desempeño y desarro- llo profesional. Te ayuda a incrementar la eficiencia en la gestión del personal y asegura el cumplimiento de las nor- mativas laborales.
• Gestión de la Producción: Planifica y controla el proceso de producción, desde la gestión de órdenes de trabajo hasta el control de calidad. Te asegura que los productos se fabriquen de manera eficiente y cumpliendo con los estándares de calidad.
• Gestión de la Cadena de Suministro (SCM): Gestiona a nivel integral todas las actividades relacionadas con la cadena de suministro también conocido como todas las actividades primarias y secundarias de la cadena de procesos incluyendo la logística y la distribución. Ayuda a optimizar el flujo de materiales y productos, dismi- nuyendo costos y mejorando la eficiencia operativa.
• Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM): Maneja todas las interacciones con los clientes, incluyendo ventas, soporte y marketing. Te ayuda a mejorar la satisfac- ción y fidelización del cliente, y proporciona datos valiosos para estrategias de marketing.
• E-commerce: Integra la gestión de ventas online, sincronizando el inventa- rio y los pedidos con la tienda física. Te expande el alcance del negocio y facilita las ventas en cualquier momento y lugar.

¿Qué beneficios obtienes usando un ERP?

• Eficiencia operativa: Un ERP permite que automatices pro- cesos clave dentro de tu empresa, reduciendo la depen- dencia de tareas manuales, las cuales son propensas a errores. Esto mejora la productividad de tu equipo, acelera los flujos de trabajo y garantiza que las tareas diarias se realicen de manera más eficiente y estandarizada.
• Mejora en la toma de decisiones: Gracias al acceso a datos en tiempo real y a herramientas de análisis avanza- das, un ERP proporciona a los empresarios información clara y precisa. Esto permite tomar decisiones estratégicas basadas en datos concretos, anticiparse a problemas y aprovechar oportunidades de manera oportuna.
• Reducción de costos: La optimización de recursos, combinada con la reducción de errores, se traduce en una disminución significativa de los costos operativos. Además, al mejorar la eficiencia, las empresas pueden maximizar el rendimiento de su inversión en tiempo y recursos.
• Mejora en la experiencia del cliente: Un ERP facilita procesos internos más rápidos y eficientes, generando un impacto en la calidad del servicio al cliente. La empresa puede responder de manera ágil a las solicitudes, gestio- nar pedidos de forma precisa y ofrecer una experiencia más satisfactoria para el cliente final.
• Cumplimiento normativo: Los ERPs están diseñados para ayudar a las empresas a cumplir con las normativas fisca- les, laborales y regulatorias aplicables en cada país. Esto incluye la generación de informes, la gestión de impuestos y la seguridad de los datos, lo que minimiza riesgos legales y evita sanciones.

Implementar un ERP no solo optimiza la gestión de tu negocio, sino que también impulsa su crecimiento. Al centralizar y automatizar procesos, puedes mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y ofrecer un mejor servicio, logrando una ventaja competitiva en el mercado.

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